Besoin en fonds de roulement : le calculer avant d'aller à la banque

Le besoin en fonds de roulement correspond à l'argent qu'une entreprise doit immobiliser pour faire tourner son cycle d'exploitation, c'est-à-dire le temps qui sépare le moment où elle paie ses charges (achats, stocks, salaires) du moment où elle encaisse le règlement de ses clients. Entre les deux, il faut de la trésorerie disponible, et c'est précisément ce que mesure le BFR.

Concrètement, trois masses du bilan entrent en jeu. D'un côté, les emplois d'exploitation : les stocks de marchandises ou de matières premières, et les créances clients, c'est-à-dire les factures émises mais pas encore payées. De l'autre, les ressources d'exploitation : les dettes fournisseurs, c'est-à-dire ce que vous devez à vos propres fournisseurs et que vous n'avez pas encore réglé, ainsi que les dettes fiscales et sociales (TVA à reverser, charges sociales dues). Le BFR est la différence entre ces emplois et ces ressources.

Ce besoin ne doit pas être confondu avec le fonds de roulement, qui désigne les ressources stables (capitaux propres, prêts à long terme) restant disponibles après financement des investissements, ni avec la trésorerie nette, qui est le solde entre les deux. Un créateur qui prépare son plan de financement dans le cadre d'une demande de prêt d'honneur ou d'un financement bancaire doit être capable d'expliquer ces trois notions, même sommairement, car c'est souvent la première question posée en entretien.

Un créateur qui n'a jamais chiffré son besoin en fonds de roulement arrive en rendez-vous avec un plan de financement incomplet. Il a prévu l'achat du local, du matériel, parfois un stock de départ, mais pas la trésorerie nécessaire pour tenir les premières semaines ou les premiers mois d'activité, le temps que les encaissements rattrapent les décaissements. C'est une des causes les plus fréquentes de dossiers refaits à la demande du banquier ou renvoyés en comité d'agrément pour complément.

Le BFR n'est pas une dépense ponctuelle comme un investissement : il se reconstitue en permanence, mois après mois, tant que l'activité tourne. Il doit donc être financé par des ressources stables, apport personnel, quasi-fonds propres ou prêt à moyen terme, et non par un simple découvert bancaire que la banque peut réduire ou supprimer du jour au lendemain. C'est cette distinction entre financement court terme et financement stable que les banquiers vérifient en premier lieu lorsqu'ils lisent un plan de financement.

Dans un commerce de bouche, un atelier d'artisan ou une activité de services en Alsace, le poids du BFR varie fortement selon le secteur. Un commerce qui achète son stock au comptant mais encaisse ses clients à crédit aura un BFR élevé. À l'inverse, une activité qui encaisse comptant et paie ses fournisseurs à 30 ou 60 jours peut avoir un BFR faible, voire négatif, ce qui constitue un argument solide face à la banque.

La formule la plus simple à retenir est la suivante : BFR = (stocks + créances clients) moins (dettes fournisseurs + dettes fiscales et sociales). Chaque poste s'exprime toutes taxes comprises lorsqu'il s'agit d'une créance ou d'une dette, car c'est bien le montant réellement encaissé ou décaissé qui compte pour la trésorerie, et non le montant hors taxes qui figure au compte de résultat.

Pour une entreprise déjà en activité, ces montants se lisent directement au bilan comptable, sous l'actif circulant pour les stocks et les créances, et sous le passif circulant pour les dettes d'exploitation. Pour un créateur qui n'a pas encore de bilan, le calcul se fait de façon prévisionnelle, en estimant chaque poste à partir de ses propres hypothèses de délais et de volumes, ce qui est l'objet du besoin en fonds de roulement en phase de création.

Cette formule reste une approche globale. Elle suffit pour construire un plan de financement de création ou de reprise, mais une analyse plus fine, poste par poste et dans le temps, relève davantage du travail d'un expert-comptable, en particulier lorsque l'activité est saisonnière ou que les délais de paiement varient fortement d'un client à l'autre.

La difficulté du calcul du BFR en création d'entreprise, le fameux « BFR création », est qu'il n'existe aucun bilan sur lequel s'appuyer. Il faut donc construire une estimation à partir d'hypothèses raisonnables, que le créateur devra être capable de défendre devant un banquier ou un comité d'agrément. La méthode la plus utilisée consiste à raisonner en délais : combien de temps votre stock reste-t-il immobilisé avant d'être vendu, combien de jours vos clients mettent-ils à vous payer, combien de jours vous accordez-vous vous-même pour régler vos fournisseurs.

Voici la démarche à suivre pour construire cette estimation :

1. Lister les charges d'exploitation qui seront décaissées avant tout encaissement (achat du stock de départ, premiers salaires, premières charges fixes).
2. Estimer le délai moyen de rotation de votre stock selon votre secteur : un commerce alimentaire tourne vite, un négoce de matériel beaucoup plus lentement.
3. Estimer le délai moyen de paiement de vos clients : comptant pour un commerce de détail, à plusieurs semaines pour une activité de services aux entreprises ou de sous-traitance.
4. Estimer le délai que vous pourrez obtenir de vos propres fournisseurs, sans sous-estimer leur pouvoir de négociation face à une entreprise qui démarre et qui n'a pas encore d'historique de paiement.
5. Faire la différence entre ce que vous devrez avoir financé (stock et créances) et ce que vos fournisseurs vous laissent le temps de régler, pour obtenir le montant à couvrir par des ressources stables.
6. Vérifier cette estimation avec un expert-comptable ou un conseiller d'un réseau d'accompagnement avant de la faire figurer dans le plan de financement présenté à la banque.

Un créateur qui démarre une activité de services, sans stock et avec des clients qui paient rapidement, aura un BFR création limité. À l'inverse, un repreneur de commerce qui hérite d'un stock existant et de créances clients en cours doit intégrer ces éléments dans son plan de financement de reprise, aux côtés de l'apport, du crédit vendeur éventuel et du prêt bancaire.

Prenons un cas purement illustratif, sans chiffres réels, pour comprendre la logique du calcul. Léa reprend une boulangerie dans le centre-ville de Saverne. Le jour de la reprise, elle hérite d'un stock de farine, de levure et d'emballages déjà en magasin, et elle sait qu'elle devra reconstituer ce stock régulièrement pour continuer à produire. Elle encaisse l'essentiel de sa clientèle au comptant, ce qui limite ses créances clients, mais elle doit régler ses fournisseurs de farine et d'emballages selon des délais qu'elle devra négocier avec eux, souvent moins favorables qu'un commerce déjà installé depuis plusieurs années.

Pour construire son plan de financement, Léa additionne la valeur de son stock de départ et l'estimation de ses créances résiduelles, puis soustrait ce qu'elle devra encore à ses fournisseurs au moment de la reprise. Le montant obtenu, son besoin en fonds de roulement, doit être financé non pas par un découvert, mais par des ressources stables : son apport personnel, éventuellement un prêt d'honneur qui vient renforcer ses fonds propres, et le solde par un prêt bancaire à moyen terme. C'est cette répartition, et non le seul montant total du besoin, qui est présentée au comité d'agrément puis à la banque.

Un BFR positif signifie que l'entreprise doit financer un décalage de trésorerie : ses emplois d'exploitation (stocks, créances) sont supérieurs à ses ressources d'exploitation (dettes fournisseurs, dettes fiscales et sociales). C'est la situation la plus fréquente pour un commerce ou un artisan qui achète ou produit avant de vendre.

Un BFR négatif signifie à l'inverse que l'entreprise est financée par son cycle d'exploitation lui-même : elle encaisse ses clients avant de payer ses fournisseurs. C'est un cas que l'on rencontre dans la grande distribution ou certains commerces qui vendent au comptant tout en bénéficiant de délais fournisseurs longs. Un BFR négatif est un argument rassurant pour une banque, car il réduit d'autant le besoin de financement à moyen terme.

Un BFR nul, enfin, signifie que les emplois et les ressources d'exploitation s'équilibrent exactement, une situation rare en pratique mais qui peut apparaître dans certaines activités de services sans stock où les délais clients et fournisseurs se compensent.

Un BFR, qu'il s'agisse d'une création ou d'une reprise, se finance en priorité par des ressources stables : l'apport personnel du porteur de projet, les quasi-fonds propres apportés par un prêt d'honneur, et le solde par un prêt bancaire à moyen terme, éventuellement garanti. Plusieurs dispositifs cités par les réseaux d'accompagnement et la Région Grand Est peuvent intervenir à ce stade.

Le prêt d'honneur, qu'il soit accordé par Initiative France ou par Réseau Entreprendre après passage en comité d'agrément, est un prêt personnel, à taux zéro et sans garantie, que le créateur apporte ensuite à son entreprise, en capital ou en compte courant d'associé. Il renforce les fonds propres qui viendront couvrir une partie du besoin en fonds de roulement, et il a un effet d'entraînement sur le financement bancaire complémentaire : les réseaux évaluent cet effet de levier en moyenne à plusieurs euros de prêt bancaire pour un euro de prêt d'honneur accordé. Le prêt d'honneur Bpifrance Création-Reprise, qui vient en cofinancement obligatoire d'un prêt d'honneur déjà accordé par l'un de ces deux réseaux, peut également compléter ce montage.

Quand le dossier ne passe pas par les circuits bancaires classiques, le microcrédit professionnel de l'Adie permet de financer un besoin de faible montant, y compris un besoin en fonds de roulement, en particulier après un refus bancaire initial. La Région Grand Est propose par ailleurs, via les chèques CREA, un chèque dédié au prêt d'honneur, dont le montant correspond à la participation financière de la Région au financement de l'accompagnement assuré par l'opérateur labellisé dans l'obtention du prêt d'honneur, et non au montant du prêt lui-même.

Pour la partie bancaire du besoin en fonds de roulement, une garantie Bpifrance peut réduire la part de caution personnelle demandée par la banque, avec une quotité garantie qui varie selon qu'il s'agit d'une création ou d'une reprise.

L'œil de la banquière Un BFR oublié ou sous-estimé dans un plan de financement est l'un des signaux qui font hésiter un comité d'agrément ou un chargé de clientèle professionnels. Pas parce que le montant est forcément élevé, mais parce qu'il révèle que le porteur de projet n'a pas anticipé le fonctionnement réel de son activité : le temps entre l'achat du stock et l'encaissement du client. À l'inverse, un créateur qui arrive avec une estimation chiffrée de son BFR, même approximative, et qui sait expliquer comment il compte le financer, donne une impression de maîtrise qui pèse favorablement sur la décision. La règle que je donnais systématiquement aux porteurs de projet : ne jamais compter sur un découvert pour financer un besoin qui se renouvelle chaque mois.

Un calcul de besoin en fonds de roulement n'a rien d'une formalité comptable réservée aux grandes entreprises. C'est, pour un créateur ou un repreneur, l'un des rares chiffres de son plan de financement qu'il peut construire lui-même, avec ses propres hypothèses, avant même de pousser la porte d'une agence bancaire ou de solliciter un comité d'agrément. Mieux vaut un BFR estimé à la main, discuté et corrigé avec un professionnel, qu'un plan de financement qui l'ignore totalement. Pour aller plus loin sur les solutions de financement et les garanties mobilisables en Alsace et dans le Grand Est, la rubrique banque et garanties du site rassemble les principaux dispositifs, et la page d'accueil de Les Clés du financement permet de retrouver l'ensemble des aides à la création et à la reprise d'entreprise.